Cambios fiscales importantes en las aplicaciones de pago

Introducción

Muchos proveedores de cuidado infantil aceptan pagos de los padres a través de cómodas aplicaciones de pago. Como propietario de un negocio, siempre se le ha solicitado que declare estos pagos en sus impuestos como ingresos, incluso si no ha recibido ninguna documentación de los pagos de las empresas de aplicaciones de pago.

Sin embargo, hay cambios significativos en cómo y cuándo se informarán estos pagos al IRS a partir del año fiscal 2024 y las empresas de cuidado infantil deben comenzar a prepararse en enero para los cambios del 2024. A principios del 2023, Tom Copeland compartió una publicación sobre la interpretación original de los cambios, que habían sido programados para comenzar con el año fiscal 2023. Consulte el blog de Tom Copeland en https://www.tomcopelandblog.com/ cada año para obtener actualizaciones.

¿Cuáles son los cambios?

El formulario 1099-K fue creado por el IRS hace diez años para declarar los ingresos procedentes de tarjetas de pago y transacciones de redes de pago de terceros. Esto incluye tarjetas de crédito y débito, pero también incluye redes de pago de terceros, típicamente conocidas como "cash apps". Algunas de las aplicaciones más populares son Venmo, Cash App, PayPal, Stripe, Square y Zelle (sólo los pagos de Zelle declarados con fines comerciales recibirán un 1099-K).

Hasta hace poco, las empresas solo recibían un 1099-K si tenían más de $20,000 en pagos dentro de la aplicación y más de 200 transacciones dentro de un año fiscal determinado. Sin embargo, estas reglas han cambiado para el año fiscal 2024. A partir del 2024, usted, y el IRS, recibirán un 1099-K si tiene más de $5,000 en pagos por aplicación. Esta cantidad es en conjunto, lo que significa que si recibe varios pagos en aplicación más pequeños que sumen más de $5,000 en una sola aplicación, recibirá un 1099-K. Para el año fiscal 2025, ese límite disminuye y los formularios 1099-K se presentarán para los pagos agregados que sumen más de $2,500. Para los ejercicios fiscales 2026 y posteriores se declararán los pagos que sumen más de $600 y los empresarios recibirán un 1099-K de cada aplicación cuando los pagos superen los $600.

Esto es importante por dos razones. En primer lugar, los proveedores que no sabían que los ingresos por aplicaciones de pago en efectivo tenían que declararse en sus impuestos recibirán un 1099-K para el año fiscal 2024 si reciben $5,000 o más por aplicación de pago. Anteriormente, algunos proveedores de cuidado infantil tenían la idea errónea de que si no recibían un 1099-K de estas aplicaciones de pago en efectivo, no tenían que declarar estos ingresos. Sin embargo, estos ingresos sí debían (y deben) declararse, y ahora las empresas de aplicaciones de pago enviarán esta información al IRS para que éste sepa exactamente cuánto han ganado las empresas a través de estas aplicaciones. En segundo lugar, los proveedores que utilicen una única cuenta de aplicaciones de pago en efectivo tanto para uso profesional como personal pueden acabar teniendo una mezcla de pagos personales y profesionales en su 1099-K. Se recomienda tener cuentas de aplicaciones de pago personales y empresariales separadas para llevar un registro y una declaración de impuestos precisos.

¿Cómo afecta esto a mis impuestos?

Las nuevas reglas del 1099-K no cambiarán su obligación tributaria. Cualquier negocio de cuidado infantil está obligado a declarar todos sus ingresos, ya sea un subsidio, un pago con tarjeta de crédito, una aplicación de efectivo o dinero en efectivo. Lo que sí cambia es que a partir del año fiscal 2024 el IRS ahora tendrá un registro de los pagos que ha recibido a través de estas aplicaciones. Esto significa que las empresas de cuidado infantil querrán asegurarse especialmente de tener claro qué ingresos están fluyendo a través de estas aplicaciones y ser diligentes con el mantenimiento de registros para asegurarse de que no los tomen desprevenidos cuando llegue el momento de los impuestos.

¿Qué significa esto para mi negocio?

Las empresas de cuidado infantil deben asegurarse ahora, más que nunca, de mantener registros comerciales muy claros y completos. Puede ser tentador esperar hasta la temporada de impuestos para revisar sus finanzas, pero hacer esto ahora le da tiempo adicional para responder preguntas sobre ciertos pagos o solicitar correcciones a las organizaciones de aplicaciones de pago si es necesario. Le recomendamos que revise sus transacciones de aplicaciones de pago ahora para que tenga tiempo de sobra para tomar medidas.

Este es un buen momento para hacer cambios en la forma en que realiza un seguimiento de sus pagos. Aquí hay algunas formas de hacerlo. La forma más fácil, y la que recomendamos, es crear cuentas de aplicaciones de pago separadas para su negocio. Muchas de las compañías de aplicaciones de pago ahora tienen cuentas comerciales que puede usar para su negocio de cuidado infantil. Usted (y la empresa de aplicaciones de pago) tienen claro qué pagos son específicos de su negocio. Con una cuenta dedicada a la aplicación de pago comercial, puede estar seguro de que todos los pagos recibidos a través de la aplicación se asignan adecuadamente a su negocio.

Otra forma de realizar un seguimiento de los pagos de la empresa es etiquetarlos. Muchos de los sistemas de aplicaciones de pago le permiten etiquetar un pago como comercial o personal. Si no es posible tener una cuenta de aplicación de pago comercial ni anotar los pagos, querrá asegurarse de mantener algún registro, incluso si es en una hoja de cálculo simple que muestre claramente qué costos se asignan a su negocio de cuidado infantil.

Si descubre que su 1099-K incluye pagos personales y comerciales, debe comunicarse con la compañía de pagos de la aplicación y solicitar un 1099-K corregido. Su información de contacto debe aparecer en la parte inferior izquierda del formulario 1099-K.

¿Qué más debería saber?

Es importante tener en cuenta que Zelle representa su negocio como una herramienta de comunicación entre instituciones financieras. Esto significa que los usuarios de Zelle recibirán formularios 1099-K para las transacciones designadas como recibidas con fines comerciales, pero deben recordar que cualquier ingreso recibido a través de Zelle debe incluirse en sus impuestos, incluso si no ha recibido un 1099-K.

También vale la pena señalar que hay una serie de videos en las plataformas de medios sociales sobre cómo convertir su cuenta de pago de aplicaciones de negocios en una personal para evitar estas nuevas normas de información. Es probable que este tipo de tácticas le causen más problemas a largo plazo, ya que estos ingresos siguen siendo atribuibles a su empresa, y tratar de eludir las normas y reglamentos fiscales podría dar lugar a acusaciones de tergiversación fraudulenta de la naturaleza de los pagos que se le hacen.

¿Qué debo hacer a continuación?

Si desea seguir utilizando las aplicaciones de pago como forma de aceptar pagos, le recomendamos que cree cuentas comerciales de aplicaciones de pago que sean exclusivas para su negocio de cuidado infantil, especialmente si utiliza cualquier aplicación de pago de forma habitual. Si no puede hacerlo por cualquier motivo, asegúrese de que está anotando correctamente todos los pagos o registrarlos de alguna manera para que los pagos a su negocio se enumeren muy claramente y no se confunden con los pagos personales que no deben ser incluidos en sus ingresos.