Cómo reducir los costos de cuidado infantil de los empleados

beneficios significativos puede aumentar considerablemente la satisfacción y la retención de los empleados. Para los propietarios de empresas de cuidado infantil, ofrecer cuidado infantil gratuito a sus propios empleados no es solo una ventaja, sino una poderosa declaración de apoyo y comprensión de sus necesidades.

¿Por qué cubrir los costos de cuidado infantil?

La ayuda para el cuidado de los hijos proporcionada por el empleador puede tener múltiples beneficios. En primer lugar, supone un alivio financiero crucial para las familias, ya que reduce el peso de los gastos de cuidado infantil y permite a los padres destinar recursos a otras necesidades esenciales. En segundo lugar, tiene múltiples repercusiones en la contratación y la retención al proporcionar a los empleados:

• Mejora del equilibrio entre el trabajo y la vida personal;

• Beneficios competitivos; y

• Reducción del absentismo y el estrés.

Esta guía explora tres enfoques viables para lograr esto: a través de las Cuentas de Gastos Flexibles (FSA, por sus siglas en inglés) para el cuidado de dependientes, el pago directo como un beneficio complementario sujeto a impuestos y la prestación en especie de servicios de cuidado infantil.

¿Cómo puedo reducir el costo del cuidado infantil?

Opción 1: Utilizar las Cuentas de Gastos Flexibles (FSA, por sus siglas en inglés) para el cuidado de dependientes

Las FSA para el cuidado de dependientes son una opción flexible para que los empleados puedan hacer frente a los costos del cuidado de sus hijos. Al destinar los ingresos antes de impuestos a estas cuentas, los empleados pueden pagar los gastos de cuidado de dependientes, que pueden ir desde el cuidado de niños durante todo el día hasta programas extracurriculares. Aunque la financiación corre principalmente a cargo de los empleados, las empresas también pueden contribuir, lo que aumenta el atractivo de la prestación.

Normalmente, los fondos de la FSA para el cuidado de dependientes pueden cubrir los gastos de cuidado de niños menores de 13 años. Sin embargo, también puede cubrir los gastos de un cónyuge o de un dependiente de cualquier edad (incluidos los hijos, pero también los padres) que sea física o mentalmente incapaz de cuidarse a sí mismo.

La principal ventaja de las FSA para el cuidado de dependientes reside en sus beneficios fiscales. Las aportaciones de los empleados reducen su base imponible. Las cifras pueden dar mucho de sí. En el 2024, el límite de aportación anual es de $5,000 para individuos o parejas casadas que declaren conjuntamente, y de $2,500 para una persona casada que declare por separado.

Para las empresas, el atractivo de las FSA para el cuidado de dependientes radica en su doble función como prestación fiscalmente eficiente, ya que las aportaciones y los costos son deducibles, y como herramienta para aumentar la satisfacción de los empleados al abordar una de las principales preocupaciones familiares: el cuidado a precios razonables.

Sin embargo, las FSA para el cuidado de dependientes plantean dos problemas. En primer lugar, suelen requerir tiempo y dinero para su puesta en marcha y mantenimiento. En segundo lugar, existe una política de "úselo o piérdalo", lo que significa que los fondos no utilizados al final del año se pierden.

Opción 2: Pago Directo de Gastos de Cuidado Infantil

Otra posibilidad es que la empresa pague directamente los gastos de cuidado de los hijos de sus empleados. En este método, el empresario suele aportar una cantidad fija cada periodo de pago para el cuidado de los hijos (por ejemplo, $200 al mes).

Este método de pago directo da lugar a una deducción fiscal para los empresarios. Además, los empresarios tienen mayor libertad para decidir cómo gastar el dinero. Por ejemplo, pueden limitar las aportaciones sólo a los niños menores de cinco años.

A los empleados les suele gustar esta opción por su sencillez y también porque no depende de que hagan sus propias aportaciones a un instrumento formal como una FSA para el cuidado de dependientes. Sin embargo, el reto del pago directo es que este tipo de prestaciones se consideran imponibles. Por tanto, el empleado no recibe un beneficio fiscal y los pagos reciben el mismo trato que cualquier otro salario.

Opción 3: Proporcionar servicios de cuidado infantil en especie

La tercera opción consiste en que los empleadores proporcionen servicios de cuidado infantil directamente a sus empleados sin costo o a un costo reducido. Esto se puede llevar a cabo a través de instalaciones en el lugar o mediante la contratación de proveedores de cuidado infantil. 

Los empleados suelen apreciar este beneficio, ya que es fácil de entender y de fácil acceso. Desde una perspectiva fiscal, los servicios de cuidado infantil en especie generalmente no se consideran ingresos imponibles para los empleados, por lo que no tienen una mayor carga fiscal con esta opción.

Para los empresarios, los costos pueden ser elevados si prestan servicios de cuidado infantil en sus instalaciones. Incluso un negocio de cuidado infantil puede tener los costos de tener que contratar personal adicional para acomodar a los hijos de los empleados. Si decide ofrecer servicios de cuidado infantil a sus empleados, debe tener en cuenta el impacto que los gastos adicionales tendrán en sus operaciones.

Si ofrece atención en el lugar de trabajo, puede ser elegible para créditos fiscales para compensar algunos de estos gastos si el 30% o más de los niños atendidos son hijos de empleados. En este caso, el empleador puede ser elegible para créditos fiscales relacionados con los gastos de operación de un centro de cuidado infantil. El crédito, conocido como el Crédito por Cuidado Infantil Proporcionado por el Empleador (Formulario 8882), ofrece un porcentaje de los gastos incurridos en la operación de un centro de cuidado infantil calificado. Puede obtener más información en esta guía.

Es importante tener en cuenta que, si bien los costos de brindar atención gratuita o de bajo costo a los empleados son deducibles, el descuento real en sí no lo es. Por ejemplo, supongamos que Claudia es dueña de un pequeño centro. Brinda atención gratuita a sus diez empleados. Si normalmente cobra $1,444.50 por mes. El beneficio significa que potencialmente está perdiendo $14,445 por mes en ingresos. Sin embargo, no puede deducir esta pérdida. Puede deducir el costo de sus operaciones, como el pago de maestros, comida, transporte, etc.