Guía de la Corporación S

fiscales a la vez que ofrece protección de responsabilidad limitada a sus accionistas. Recibe su nombre del Subcapítulo S del Código de Rentas Internas, que describe las normas y reglamentos que rigen este tipo de sociedad.

La corporación S está diseñada específicamente para satisfacer las necesidades de los propietarios de pequeñas empresas. Por ello, a menudo puede ser una gran opción para los propietarios de empresas de cuidado infantil que desean proteger su patrimonio personal y reducir su factura fiscal.

Antes de entrar en los beneficios de una corporación S, es importante señalar que a lo largo de este documento cuando mencionamos una corporación S, también nos referimos a una corporación o una Sociedad de Responsabilidad Limitada (LLC) que ha optado por ser tratada como una corporación S a efectos fiscales. Las LLC son corporaciones a nivel estatal. En consecuencia, tienen que comunicar al gobierno federal cómo quieren ser tratadas a efectos fiscales: como propietario único (una LLC de un solo miembro), como sociedad (una LLC de varios miembros), o como una Corporación S o C. Por lo tanto, todos los procesos y beneficios de una Corporación S también están disponibles para una LLC que está siendo tratada como tal.

¿Por qué es beneficioso?

Las corporaciones de tipo "S" ofrecen a los accionistas (los propietarios de la empresa) tres ventajas principales: protección de la responsabilidad, tratamiento fiscal favorable y fácil transferencia de la propiedad. Veámoslas con más detalle.

Protección de la responsabilidad civil

Las sociedades de responsabilidad limitada ofrecen tres tipos diferentes de protección de la responsabilidad que pueden ayudar a proteger los activos del propietario de la empresa:

• Responsabilidad limitada: Los accionistas no son responsables de las deudas o responsabilidades legales de la empresa más allá de su inversión en la misma. Esto significa que, en la mayoría de los casos, los acreedores o demandantes legales no pueden ir tras los bienes personales de los accionistas para satisfacer las obligaciones de la sociedad.

• Entidad jurídica: Una sociedad anónima es una entidad jurídica independiente de sus propietarios, lo que significa que puede celebrar contratos, poseer activos y demandar o ser demandada en su propio nombre. Esto ayuda a proteger a los accionistas de la obligación personal por las acciones de la corporación.

• Responsabilidad limitada de los accionistas: Los accionistas no son responsables de las acciones de otros accionistas o de la administración de la sociedad. La responsabilidad de cada accionista se limita a su inversión en la sociedad.

Esto es similar a la protección de responsabilidad que ofrecen las sociedades anónimas tradicionales y las sociedades de responsabilidad limitada (LLC). Permite a los empresarios dirigir sus negocios al tiempo que protegen sus finanzas y activos personales de muchos de los riesgos y responsabilidades asociados a las actividades comerciales. Por ejemplo, si la sociedad es demandada o no puede pagar una deuda comercial, los acreedores no pueden embargar las cuentas bancarias personales, las casas, los autos u otros bienes de los accionistas individuales para satisfacer la obligación.

Tratamiento fiscal favorable

Las corporaciones S tienen algunas normas fiscales potencialmente favorables. Una corporación S permite a los propietarios que trabajan para la empresa llevarse una parte de los beneficios como salario, mientras que se llevan la parte restante como distribuciones (también llamadas beneficios).

La remuneración de un propietario debe ser una "remuneración razonable" similar a la de los empleados en función de sus funciones, experiencia y horas trabajadas. La retribución razonable suele ser del 35-60% de la retribución total de un propietario. La retribución razonable está sujeta a impuestos sobre nóminas, como el Seguro Social, Medicare y el impuesto de desempleo (con un impuesto federal total del 15.3%). Cualquier retribución razonable que no se grave está sujeta al impuesto sobre la renta.

Las distribuciones evitan los impuestos sobre la nómina y, por tanto, están sujetas al impuesto sobre la renta. Como resultado, el propietario ahorra el 15.3% del dinero que recibe como distribuciones.

Fácil transferencia de la propiedad

En tercer lugar, las corporaciones S tienen un proceso más sencillo para transferir los intereses de propiedad. Muchas empresas de cuidado infantil son empresas unipersonales. En una empresa unipersonal, el propietario es el negocio y no existe una entidad separada. En consecuencia, vender el negocio o dejar el patrimonio a un ser querido puede resultar complicado. En cambio, las acciones de una corporación S pueden venderse o transferirse fácilmente a otras personas o entidades, lo que facilita los cambios en la propiedad sin interrumpir las operaciones del negocio

Cómo crear una Corporación S

Hay dos maneras de obtener los beneficios de una Corporación S. Puede constituirse como una Corporación S o convertirse en una Sociedad de Responsabilidad Limitada y optar por ser tratada como una Corporación S. Ambas vías se detallan a continuación.

Para formar una corporación S, hay cinco pasos que deben completarse:

1. Elija un nombre para su empresa que no esté ya en uso por otra empresa y que cumpla con las normas de su estado para nombres de empresas. El nombre debe incluir una designación corporativa como Inc, Corporation o la abreviatura Corp.

2. Presente la escritura de constitución ante la Secretaría de Estado u organismo similar de su estado. Los artículos de incorporación suelen incluir información básica sobre la corporación, como su nombre, dirección de la oficina principal, agente registrado, propósito, duración y el número de acciones que está autorizada a emitir. La mayoría de los estados facilitan formularios con el contenido de los documentos necesarios.

3. Celebrar una reunión constitutiva para aprobar los reglamentos, elegir a los cargos directivos y tomar otras medidas necesarias para organizar la corporación de acuerdo con las normas estatales. Los estatutos proporcionan el marco operativo, incluidas las normas para la celebración de reuniones, los procedimientos de votación, la elección de directivos y la administración de las actividades empresariales cotidianas. Si usted es el único propietario, puede realizar estos trámites de forma independiente.

4. Obtenga un número de identificación patronal (EIN) del IRS, que se utiliza para identificar su empresa a efectos fiscales. Esto se hace mediante la presentación del formulario SS-4 del IRS y se puede obtener en línea. El EIN es como el número de Seguro Social de la empresa a efectos fiscales.

5. Presente el formulario 2553 al IRS para elegir el estado de corporación S. Este formulario establece su negocio como corporación S a efectos fiscales.  El formulario debe ser presentado dentro de los 75 días de la incorporación de la corporación o al comienzo del año fiscal para el cual la elección debe ser efectiva. Todos los accionistas deben dar su consentimiento en el formulario. No hay que pagar ninguna cuota de presentación.

Las Sociedades de Responsabilidad Limitada (LLC) también pueden optar por ser tratadas como una Corporación S. Una LLC es una creación del estado, por lo tanto, a efectos fiscales federales pueden seleccionar para ser tratada como una Corporación S. En este caso, usted crearía una LLC según las leyes de su estado y presentaría el formulario 2553 al IRS. Esto le designa como una Corporación S a efectos fiscales. Las LLC pueden hacer esta elección cuando se incorporan o por lo general dentro de los 5 años de hacer un cambio de clasificación fiscal. Si usted elige convertirse en una corporación S, tendrá que esperar 5 años antes de cambiar a otra forma como una asociación o LLC de un solo miembro.

Cómo administrar una Corporación S

Una vez constituida una corporación S, existen varias responsabilidades y obligaciones continuas para administrarla adecuadamente:

• Mantenga las finanzas de la empresa completamente separadas de las personales. Mantenga cuentas bancarias y tarjetas de crédito separadas y no mezcle fondos. Para preservar la protección de la responsabilidad, es crucial llevar registros precisos. mediante el seguimiento de activos, pasivos, ingresos, gastos y patrimonio.

• Celebre juntas anuales de accionistas y levante actas detalladas de las mismas. Si es solo usted, puede hacerlo de forma independiente.

• Pagar los impuestos federales, estatales y locales requeridos de manera oportuna, incluidos los impuestos sobre la nómina si la corporación S tiene empleados. Los pagos estimados para las distribuciones pueden ser requeridos trimestralmente para evitar multas por pago insuficiente.

• Contar con acuerdos escritos entre los accionistas en los que se describan los derechos, las responsabilidades y los procedimientos de transferencia de la propiedad.

• Presentar informes anuales a los gobiernos estatales, si es necesario.

• Pagar salarios razonables a los accionistas que son empleados de la corporación. Esto es importante a efectos del IRS para justificar el pago de los beneficios restantes como distribuciones de la corporación S.

• Comunique al IRS cualquier cambio en la estructura de propiedad, por ejemplo si se añaden o eliminan accionistas. Presente un formulario IRS 2553 actualizado. Notifique cambios de dirección, información de contacto de directores, empleados, etc.

Por último, asegúrese de declarar sus impuestos. Una corporación S no paga el impuesto federal sobre la renta a nivel corporativo. En cambio, los ingresos, deducciones y créditos de la corporación S fluyen a través de los accionistas, que declaran su parte de los ingresos en sus declaraciones de impuestos individuales.

Una corporación S tiene su propia declaración de impuestos, un Formulario 1120S. El formulario 1120S requiere el mismo tipo de información que se encuentra en un Anexo C, con la adición de detalles específicos a la estructura de la corporación S y sus accionistas. La corporación también debe llevar un registro del porcentaje de propiedad de cada accionista y cualquier cambio en la propiedad que ocurra durante el año fiscal. Para obtener más información sobre el formulario 1120S y los requisitos fiscales de las corporaciones de tipo S, visite el sitio web del IRS en https://www.irs.gov/forms-pubs/about-form-1120-s. 

Cada accionista recibe un Anexo K-1 de la corporación S, que informa de la participación del accionista en los ingresos, deducciones y créditos de la corporación. El accionista debe declarar esta información en su declaración de impuestos individual, el formulario 1040.

Además del impuesto federal sobre la renta, la corporación S también puede estar sujeta a impuestos estatales y locales, incluidos el impuesto sobre la renta, el impuesto sobre las ventas y el impuesto sobre el empleo. Los requisitos para la declaración de impuestos estatales y locales varían en función del estado y la localidad en la que opere la empresa.

Se recomienda consultar con un profesional fiscal para asegurarse de que está declarando correctamente los impuestos de su corporación S.

Preguntas frecuentes

¿Qué debe incluirse en el Pacto de Accionistas de una Corporación S?

Un Acuerdo de Accionistas de una corporación S debe ser un documento escrito que aborde temas tales como:

• requisitos para la celebración de reuniones,

• elección de cargos/directores,

• derecho de voto,

• dividendos,

• compra/venta de acciones, y

• autoridad para la toma de decisiones.

Es importante señalar que este documento debe estar firmado y fechado o debe reflejar claramente la reunión del consejo en la que fue aprobado.

¿Qué debe incluirse en las actas de un corporación S?

Las actas de las corporaciones S deben incluir un registro de las discusiones y decisiones tomadas durante las reuniones de accionistas, así como:

1. Fecha y lugar de la reunión.

2. Nombres de los asistentes, incluidos accionistas, directivos y consejeros.

3. Aprobación del acta de la reunión anterior.

4. Informes de la dirección y de los comités, incluidos los informes financieros.

5. Debate de cualquier asunto nuevo o propuesta presentada a la reunión.

6. Toma de votaciones sobre cualquier resolución o decisión tomada durante la reunión.

7. Elección de funcionarios o directores (si procede).

8. Cualquier otro asunto o tema tratado durante la reunión.

¿Cuáles son los requisitos para elegir el estado de la corporación S?

Para elegir el estado  de una corporación S, una empresa debe:

• tienen 100 o menos accionistas,

• sólo tienen una clase de acciones,

• no debe tener accionistas extranjeros no residentes, y

• debe ser organizada en EE.UU. (con algunas excepciones).

Los accionistas se limitan a individuos, propiedades, ciertos tipos de fideicomisos o determinadas organizaciones exentas.

¿Cuáles son las ventajas de una Corporación S?

Entre las principales ventajas se encuentran la protección de la responsabilidad, evitar la doble imposición sobre los beneficios, permitir que las pérdidas y deducciones de la empresa pasen a los accionistas y evitar potencialmente algunos impuestos sobre las nóminas.

¿Cuáles son los inconvenientes?

Las corporaciones S están sujetas a normas y registros más complejos, como la celebración de juntas formales de directores/accionistas y la consignación por escrito de las distribuciones de salarios y beneficios. También hay límites en cuanto al tipo y número de accionistas.

¿Qué debo hacer si cambia el propietario?

Si cambia el propietario, tendrá que presentar un formulario 2553 al IRS en el que se indiquen los cambios Además, tendrá que ponerse en contacto conla Secretaría de Estado de su estado y seguir sus procedimientos para el registro a nivel estatal.