Costos e impuestos de inicio de negocios de cuidado infantil

aprovechando la oportunidad para lanzar nuevos negocios de cuidado infantil basados en el centro y en el hogar. En algunos casos, estas empresas están siendo apoyadas por fondos estatales o fundacionales o subvenciones locales para ayudar a los nuevos propietarios de negocios a medida que se lanzan. Si bien estos fondos externos cubrirán algunos costos, los nuevos proveedores de cuidado infantil pueden preguntarse cómo se tratarán en el momento de la declaración de impuestos. Los fondos públicos o de subvenciones pueden cubrir todos o la mayoría de los costos iniciales de su negocio de cuidado infantil, pero dependiendo de las fuentes de estos fondos, pueden tratarse de manera diferente en el momento de la declaración de impuestos.

¿Cuándo permite el IRS los costos iniciales?

El IRS permite que una cierta cantidad de fondos iniciales sean deducibles de sus impuestos, pero comprender cuándo comenzar a contarlos puede ser complicado. Se le permite considerar los costos incurridos tan pronto como comience a planificar y organizar su negocio. Sin embargo, no puede comenzar a deducirlos hasta el primer año fiscal después de su lanzamiento oficial, es decir, cuando se le paga por primera vez por el servicio o el bien que ofrece su negocio. Por supuesto, en ese momento su negocio también debe estar registrado con el IRS.

Consideremos un ejemplo: Isabella está interesada en abrir un negocio de cuidado infantil, y comienza a planificar y trabajar en el lanzamiento de su negocio en agosto de 2025. Ella abre oficialmente en mayo de 2026, cuando factura a las familias y recibe sus pagos iniciales. Dado que también está registrada en el IRS como empresa, presentará sus primeros impuestos comerciales en la primavera de 2027. Cuando prepare sus impuestos, podrá deducir los costos iniciales hasta agosto de 2025. (En el caso del cuidado infantil, no es relevante para los impuestos de Isabella cómo, o si, está regulada por la agencia estatal de licencias de cuidado infantil).

Es común que los contadores y preparadores sigan una regla general que le permite considerar los costos iniciales desde los 12 meses anteriores a la apertura de su negocio. De acuerdo con las pautas del IRS, esto técnicamente podría ser antes, pero siempre es bueno buscar asesoramiento profesional si tiene preguntas específicas sobre el cronograma de inicio de su negocio.

¿Qué pasa si dejas de perseguir tu startup?

Una nota final sobre cuándo se le permite deducir los costos iniciales: además de reclamarlos después de lanzar su negocio, también se le permite deducirlos si abandona sus esfuerzos comerciales. Una vez que decida no lanzar su negocio, cualquier gasto de "inicio" se deducirá como una pérdida en el año fiscal en que se tomó la decisión. Por ejemplo, si comenzó a perseguir un negocio en 2025 y continuó en 2026 y decidió finalizar la puesta en marcha en noviembre de 2026, los costos iniciales se informarían en sus impuestos de 2026.

¿Qué considera el IRS costos iniciales válidos?

Hay tres categorías principales de fondos iniciales, y el IRS maneja cada una de manera diferente. Esta guía analiza cada uno de estos para que pueda comprender mejor cómo afectan sus impuestos: primero están los costos iniciales, los gastos de organización son los siguientes y, finalmente, el equipo, los vehículos y las mejoras que pueden ser necesarias para iniciar un negocio de cuidado infantil.

Es importante tener en cuenta que, independientemente de la categoría que utilice en el momento de la declaración de impuestos, debe tener la documentación adecuada de sus gastos. Además de sus recibos u otro comprobante de pago y compra, debe documentar cualquier cálculo que se haya realizado para ayudar a dividir los costos mixtos de uso personal y comercial. Ejemplos de cuándo podría necesitar calcular los costos compartidos son: preparar y reparar su hogar para su negocio familiar de cuidado infantil, establecer una oficina en el hogar que utilizó para asegurar la ubicación de su nuevo centro o usar su vehículo personal durante todo el proceso de inicio. Los recursos y costos como estos que han compartido el uso personal y comercial necesitan una forma concreta de determinar la parte de los gastos asignados a su negocio. Nuestra Calculadora espacio-temporal pueden ayudarlo a calcular qué porcentaje de estos costos se utilizan para el negocio.

¿Qué son los costos generales de inicio?

Los costos de inicio válidos que se pueden deducir por adelantado incluyen:

• Análisis y recopilación de datos sobre mercados potenciales

• Investigar y visitar ubicaciones para un futuro centro, si corresponde

• Comprender y planificar los cambios necesarios en su hogar para un negocio de cuidado infantil familiar

• Salarios o impuestos sobre la nómina pagados a cualquier empleado que llegue temprano para recibir capacitación

• Actividades de marketing o anuncios relacionados con hacer correr la voz sobre su nuevo negocio antes de su apertura

• Diseño de logotipos, diseño de sitios web, folletos y tarjetas de visita

• Cualquier apoyo de consultor, asesoramiento legal o servicios profesionales que se necesiten, como un contador o tenedor de libros

• Gastos de viaje y gastos conexos para obtener equipos y suministros

• Alcance y conexión con familias y socios potenciales que contribuirán al éxito de su negocio

• Inversiones en software, como un sistema de gestión de cuidado infantil, plataforma de contabilidad, sistemas de gestión de relaciones con los clientes, Microsoft Office u otra computadora o necesidad de mantenimiento de registros

• Pagos de intereses para préstamos comerciales

• Pagos de seguros relacionados con el negocio

• Costos relacionados con servicios públicos, suministros de oficina, permisos y licencias

• Pagos iniciales en el alquiler o compra de una propiedad, y pagos de alquiler o arrendamiento (si corresponde, aplicaría su porcentaje de tiempo / espacio a cualquier gasto personal / comercial compartido)

• Además, cualquier mejora necesaria para una ubicación, como agregar una cerca o dividir habitaciones dentro de un edificio

En el momento de la declaración de impuestos, la forma en que se deducen estos costos depende de la cantidad total:

1. Si tiene $ 5,000 o menos en costos iniciales para informar, la deducción es sencilla. Simplemente incluya los costos en su deducción de impuestos a través de su Anexo C o una declaración de impuestos corporativos, según corresponda para su negocio.

2. Si su inicio total cuesta más de $ 5,000 pero menos de $ 50,000, hay una fórmula a seguir.

   • Los costos entre $ 5,001 y $ 50,000 deben amortizarse o distribuirse en 180 meses.

     Digamos, por ejemplo, que tenía $ 10,000 en costos de inicio. Puede deducir los primeros $ 5,000 en el año fiscal actual (dadas las pautas estándar anteriores). Los otros 5.000 dólares se distribuirían equitativamente a lo largo de 180 meses. En este caso, se le permitiría deducir $ 27 por mes, o $ 333 en el segundo año, $ 333 en el tercer año, y así sucesivamente hasta que los costos restantes se deduzcan por completo.

3. Hay reglas adicionales si sus gastos están entre $ 50,000 y $ 55,000. En este rango, el monto de la deducción en el año en curso se reduce por la cantidad que supera los $ 50,000.

   • Esto puede ser un poco confuso, así que veamos un ejemplo:

     Digamos que sus costos iniciales equivalen a $ 53,000. Dado que este total es de $ 3,000 sobre $ 50,000, eso se resta de los $ 5,000 que puede deducir este año, lo que significa que solo podría deducir $ 2,000 este año. Los fondos restantes se amortizarían en un plazo de 180 meses, como se señaló anteriormente. En este caso, observe que hay menos deducción inicial y mayor deducción en los próximos años.

4. Si sus costos suman más de $ 56,000, no puede tomar una deducción en absoluto.

¿Qué son los gastos de organización?

El segundo tipo de costos iniciales deducibles se denominan gastos de organización. Estos son costos relacionados con la formación de una corporación (incluidas las LLC) o una sociedad. Los gastos que entran en esta categoría incluyen los honorarios asociados con la incorporación o creación de una sociedad, y los costos relacionados de personal, transporte, servicios legales y honorarios temporales relacionados con los directores (si lo necesita), así como cualquier costo de reunión asociado con la formación del negocio.

Estos costos se manejan de la misma manera que los costos iniciales:

• Puede deducir $ 5000 como línea de base, pero a medida que aumenta la capacidad de deducir los costos se ve afectada.

• Entonces, si tiene entre $ 5,001 y $ 50,000, tomaría los $ 5000 iniciales este año y el saldo se deduciría en 180 meses. (Consulte la sección anterior para ver un ejemplo de este desglose).

• Entonces, si sus costos están entre $ 50,000 y $ 55,000, su deducción inicial sería menor y más se distribuiría en los 180 meses.

• Y, si tiene más de $ 56,000 en gastos de organización, ya no podrá tomar la deducción en absoluto.

¿Cuáles son los costos de equipo, mejora y vehículo?

La última categoría que el IRS utiliza para deducir los costos iniciales es para equipos, mejoras y vehículos asociados con el lanzamiento de su negocio. Esto probablemente incluye muchos "artículos de gran valor" que pueda tener.

Para fines de impuestos iniciales, estos elementos se manejan de la misma manera que manejaría la depreciación de cualquier costo grande. (Consulte nuestra guía, "¿Qué es la depreciación?" para obtener más información sobre los costos depreciados). Es importante saber que cuando se trata de la puesta en marcha, estos costos no se pueden deducir hasta que se pongan en funcionamiento.

Por ejempló, imagine que compró una camioneta en 2025 para transportar niños. Sin embargo, su negocio no abrirá sus puertas hasta febrero de 2026. En este caso, no podría tomar la deducción de la camioneta en 2025 porque no está oficialmente en funcionamiento. En su lugar, tomaría la deducción en 2026 de acuerdo con todas las reglas sobre depreciación. Para deducir los gastos iniciales en esta categoría, necesita claridad sobre cuándo los artículos de alto costo entran oficialmente en servicio para el negocio.

¿Cómo puedo obtener ayuda?

El tiempo de impuestos puede ser estresante, y estas reglas relacionadas con los costos iniciales pueden parecer complicadas. Aún así, es importante entenderlos, ya que brindan una oportunidad de tiempo de impuestos si está comenzando un negocio de cuidado infantil. Ser consciente de los posibles impactos fiscales de los gastos iniciales lo ayudará a preparar los impuestos de su negocio de manera efectiva.