Introducción

Como receptor de una Mini-Subvención de la Red de Cuidado Infantil Familiar de Texas (Texas FCCN), deberá reportar cómo se utilizaron sus fondos y proporcionar documentación de sus gastos. Deberá enviar un Informe Final después de haber utilizado la totalidad de su subvención para mantener su buena reputación.

Su informe requerirá información sobre cómo se utilizó el financiamiento dentro de las categorías de gastos permitidos. Esta guía le ayudará a comprender qué gastos están permitidos, cómo documentarlos correctamente y qué esperar durante el proceso de informes y monitoreo.

Conexión con la puntuación de la solicitud

Las prácticas de documentación y gestión financiera requeridas para el monitoreo están alineadas con las competencias evaluadas en la categoría de Preparación Financiera y Sostenibilidad del proceso de puntuación de la solicitud. Un buen mantenimiento de registros demuestra su precisión presupuestaria y sus habilidades de proyección de flujo de caja, lo cual apoya tanto el cumplimiento como el éxito a largo plazo de su negocio.

¿Qué es el monitoreo y por qué es importante?

El monitoreo es un proceso estándar para verificar que los fondos de la subvención se utilicen de manera adecuada y conforme a las pautas del programa. Garantiza la responsabilidad tanto para su protección como para los registros de la agencia de financiamiento.

Por qué es importante para usted:

• Le ayuda a mantener su buena reputación con la Red de Cuidado Infantil Familiar de Texas (Texas FCCN) y la Comisión de la Fuerza Laboral de Texas (TWC). El incumplimiento de los requisitos de presentación de informes puede resultar en la recuperación de fondos y en la imposibilidad de participar en futuras iniciativas financiadas por TWC.

• Protege su subvención al confirmar que los gastos cumplen con todos los requisitos.

• Desarrolla prácticas financieras sólidas que benefician a su negocio a largo plazo.

Quién debe participar:

Todos los receptores de subvenciones deben:

• Usar los fondos dentro de los seis meses posteriores a recibir su subvención.

• Enviar un Informe Final (después de haber utilizado la totalidad de su subvención)

• Proporcionar documentación de los gastos como parte del proceso de monitoreo.

• Mantener registros de gastos durante tres años después de recibir su subvención.

Actividades de informes requeridas

• Informe Final: Documente cómo utilizó la totalidad del monto de su subvención.

• Documentación: Cargue recibos, facturas y comprobantes de pago de todos los gastos realizados con la subvención.

• Revisión: El equipo de revisión verifica que sus gastos estén permitidos y debidamente documentados.

• Cumplir con los plazos de presentación de informes es esencial para mantener su buena reputación con la iniciativa.

Comprensión de términos clave

• Gastos permitidos: Costos y gastos del negocio relacionados con la salud, la seguridad y el aprendizaje infantil que pueden pagarse con los fondos otorgados (detallados en la siguiente sección).

• Gastos no permitidos: Costos y gastos del negocio que no pueden pagarse con los fondos de la Mini-Subvención.

• Documentación: Recibos o facturas que indican quién pagó, cuánto, cuándo y qué se adquirió.

• Cumplimiento: Satisfacer todos los plazos y requisitos de presentación de informes para mantener su buena reputación con su subvención.

Comprensión de los gastos permitidos

SÍ puedo usar mis fondos

El financiamiento puede utilizarse para gastos y costos de negocio permitidos relacionados con la salud, la seguridad y el aprendizaje infantil.

Existen diversas formas en que los negocios de cuidado infantil pueden usar eficazmente su subvención de la Iniciativa de Mini-Subvenciones de Inicio de Texas FCCN. Le recomendamos considerar qué necesita para obtener su permiso inicial de HHSC CCR, incluyendo las verificaciones de antecedentes requeridas y las tarifas de solicitud, que pueden cubrirse con estos fondos. Si necesita orientación e ideas para los gastos de su negocio, consulte la Guía de Gastos de la Iniciativa de Mini-Subvenciones de Inicio de Texas FCCN y esté atento a los próximos seminarios web para aprender más sobre cómo maximizar el uso de los fondos de su subvención.

Cómo NO puedo usar mis fondos

Los fondos de una mini-subvención NO deben utilizarse para los siguientes conceptos:

• Pagos iniciales, depósitos de seguridad y otros pagos únicos asociados con la obtención de un local para proveer cuidado infantil;

• Construcción de nuevas instalaciones;

• Pagos a proveedores y personal;

• Renovaciones mayores a instalaciones existentes;

• Vehículos; y

• Equipos

La renovación mayor se define como:

• (1) cambios estructurales en los cimientos, techo, piso, exterior o muros de carga de una instalación, o la ampliación de una instalación para aumentar su área; o

• (2) alteración extensa de una instalación que cambie significativamente su función y propósito, aunque dicha renovación no incluya cambios estructurales.

El equipo se define como artículos físicos que:

• Duran más de 1 año

• Cuestan $5,000 o más por artículo, incluido el costo de adquisición

El costo de adquisición es el costo total para comprar el artículo y dejarlo listo para su uso. Esto incluye:

• El precio de compra

• Cualquier modificación o accesorio necesario

• Instalación o configuración

Puede obtener más información sobre los gastos a evitar consultando la Guía de Gastos de la Iniciativa de Mini-Subvenciones de Inicio de Texas FCCN

Reunión de su documentación

Para cumplir con los requisitos de informes y monitoreo, debe documentar todos los gastos y mantener los registros durante al menos tres años después de recibir su subvención. Esto incluye recibos, facturas y otra documentación que muestre cómo se utilizaron los fondos.

Conserve copias digitales y físicas de todas las facturas y recibos. Las fotos o escaneos son aceptables y deben mantenerse junto con sus registros de la subvención. Su presupuesto y proyección de flujo de caja, completados con su solicitud, deben estar alineados con sus gastos reales. Esto puede ayudarle a categorizar los gastos durante el proceso de monitoreo.

El proceso de monitoreo requerirá que envíe documentación completa de cómo se utilizaron todos los fondos de la subvención. Mantenga su documentación organizada y accesible para el monitoreo.

• Consejo: Conserve recibos de más artículos de los que planea reclamar. Si algún gasto es considerado no permitido durante el monitoreo, es posible que pueda sustituirlo con otro recibo permitido.

Antes de utilizar su financiamiento, es recomendable establecer un sistema de mantenimiento de registros para documentar correctamente todos los gastos pasados y futuros. Siga estos sencillos pasos para reunir y mantener la documentación necesaria para los informes y el monitoreo:

Paso 1: Categorice sus gastos

Primero, revise los gastos mensuales de su negocio y categorícelos. Los costos permitidos bajo las mini-subvenciones son aquellos relacionados con la salud, la seguridad y el aprendizaje infantil, que incluyen:

• Mobiliario y suministros para interiores;

• Materiales de aprendizaje para exteriores;

• Materiales didácticos;

• Artículos de seguridad infantil;

• Equipo de protección personal, suministros de limpieza y desinfección;

• Seguro de responsabilidad civil general;

• Reparaciones menores y modificaciones al edificio necesarias para acondicionar las áreas de aprendizaje interiores y exteriores designadas, incluyendo cercas, solo si y en la medida en que sean requeridas para la obtención de licencias, y excluyendo la construcción o renovación mayor;

• Materiales o suministros de seguridad para la cocina y el hogar, incluyendo extintores, detectores de humo y detectores de monóxido de carbono;

• Tarifas de permisos, por ejemplo para CCR o relacionadas con inspecciones; y

• Costos de difusión asociados con la contratación de familias y personal.

Necesitará comprobante de pago, como un recibo o una factura marcada como "pagada", por cada costo que cubra con la subvención de la Iniciativa de Mini-Subvenciones de Inicio de Texas FCCN. Asegúrese de que la documentación muestre exactamente qué bienes o servicios fueron adquiridos.

Asegúrese de recopilar información sobre los siguientes gastos comunes del negocio para cada mes:

• Mantenimiento y reparaciones de instalaciones: El monto gastado en reparaciones menores y modificaciones al edificio que sean específicamente requeridas para cumplir con los estándares de licenciamiento de HHSC CCR para sus áreas de aprendizaje interiores o exteriores designadas.

  • Consejo: Dado que su negocio opera en su hogar, es posible que deba calcular su Porcentaje de Tiempo-Espacio. Este cálculo determina qué porción de los gastos de su hogar, incluyendo mantenimiento y reparaciones, puede contabilizarse como gastos del negocio. Puede obtener más información sobre cómo calcular su porcentaje en nuestra guía de Tiempo-Espacio.

• Suministros para el aula: Incluye artículos necesarios para su negocio de cuidado infantil, como juguetes, materiales curriculares o libros para niños.

• Costos de difusión: Incluya costos tanto de difusión física, como volantes o postales, como de difusión digital, como anuncios en línea o anuncios de empleo. Recuerde que la difusión puede incluir esfuerzos para atraer nuevo personal a su negocio, así como mercadeo para nuevas familias.

• Costos de seguro de responsabilidad civil: Incluya los costos asociados con la obtención de un seguro de responsabilidad civil para su negocio. Los requisitos mínimos de seguro de responsabilidad civil para la obtención de permisos han cambiado a partir de enero de 2026; sin embargo, deberá asegurarse de contar con una cobertura adecuada para proteger su negocio específico más allá de los requisitos mínimos de licenciamiento, si es necesario.

• Tarifas de permisos y verificaciones de antecedentes requeridas: También puede recibir un reembolso por la tarifa de solicitud de su permiso y por las verificaciones de antecedentes requeridas para el personal. Las solicitudes de reembolso requieren recibos con fecha dentro de los 3 meses posteriores a su solicitud para cada costo, así que asegúrese de conservar estos documentos a medida que los reciba.

Paso 2: Encuentre y conserve sus recibos

Ahora que tiene una idea clara de los gastos que incurre o espera incurrir regularmente, y ha reunido sus recibos en un solo lugar, deberá establecer un sistema de mantenimiento de registros para documentar correctamente todos los gastos. Prepare una carpeta o un sobre manila grande para sus recibos, de modo que tenga una forma de mantenerlos seguros hasta que los necesite.

Un recibo u otro comprobante de pago debe mostrar:

• Que usted pagó el gasto

• El monto que pagó

• La fecha en que lo pagó

• Dónde se realizó la compra

• Por qué pagó: Para transacciones como la factura de un plomero por reparaciones menores o modificaciones requeridas, la factura o el recibo describe suficientemente el servicio. Para otras compras, incluya una descripción del artículo comprado o del servicio recibido.

Algunos ejemplos de recibos válidos o documentación de pago son:

• Un recibo detallado de Target o Walmart

• Un recibo de pago de HHSC CCR por su solicitud de permiso

• Una confirmación de pago de su compañía de seguro de responsabilidad civil

• Consejo: Identificar primero sus gastos permitidos más grandes puede ayudar a agilizar el proceso. Unos pocos gastos grandes tomarán menos tiempo para documentar que múltiples recibos de compras menores.

Paso 3: Cree una copia de seguridad digital

A medida que comience a utilizar su subvención, cree una copia de seguridad digital de sus recibos tomando fotos o escaneando la documentación. Dado que debe conservar sus recibos durante tres años, una copia de seguridad digital brinda protección adicional en caso de que algo le ocurra a las copias físicas originales. Guarde todos sus documentos digitales en el mismo lugar, tal como lo haría con sus copias físicas. Almacene todos los archivos escaneados en la misma carpeta o, si toma fotos con su dispositivo móvil, guarde todas las fotos en el mismo álbum.

El proceso de informes y monitoreo

Todos los solicitantes deben enviar un Informe Final y participar en el monitoreo.

Se le notificará su Fecha de Informe Final y el plazo de monitoreo después de que se le otorgue su financiamiento.

Para ayudarle a sentirse más tranquilo, aquí tiene un resumen de qué esperar durante el proceso:

Paso 1: Notificación del Informe Final

Recibirá un correo electrónico después de que se le otorgue su financiamiento notificándole la fecha de vencimiento de su Informe Final y el monitoreo. Su acuerdo de subvención incluirá instrucciones sobre cómo enviar su informe y documentación.

Tendrá seis meses para utilizar los fondos de su subvención. Puede enviar su Informe Final y la documentación de monitoreo antes de lo previsto si completa los gastos antes de tiempo. Si no ha enviado su informe y documentación de monitoreo al final del período de gasto de seis meses, el equipo de monitoreo le enviará una solicitud por correo electrónico. Debe responder a estas solicitudes de información dentro de quince (15) días calendario para mantener el cumplimiento del Acuerdo de Subvención.

• Importante: Si la documentación no se envía dentro de los quince (15) días calendario posteriores a la solicitud inicial, su subvención puede ser marcada por incumplimiento, lo que puede resultar en la recuperación de fondos y la descalificación de futuras iniciativas financiadas por TWC.

Paso 2: Envío del Formulario de Informe Final

Cuando esté listo para completar su Informe Final, podrá acceder al cuestionario a través del enlace de la encuesta proporcionado en un correo electrónico de minigrant.texasfccn@civstrat.com. Su informe incluirá preguntas sobre sus gastos reales dentro de las categorías de gastos permitidos, preguntas sobre el progreso de su estado de permisos, áreas de preocupación y áreas de apoyo a las que accedió durante el proceso de solicitud. En ese momento se requerirá documentación de sus gastos.

Para enviar documentación de sus gastos, deberá completar una hoja de portada que liste los gastos y proporcionar documentación elegible que respalde dichos gastos. Cargará su documentación a través del mismo enlace de encuesta proporcionado en el correo electrónico de notificación de minigrant.texasfccn@civstrat.com.

Todos los receptores deben enviar un Informe Final para cumplir con los términos y condiciones asociados con la recepción de fondos de la Mini-Subvención de Inicio de Texas FCCN. Los solicitantes con envíos tardíos se enfrentarán a la posible recuperación de fondos.

Paso 3: Revisión del Informe Final

El equipo de monitoreo revisará sus respuestas y, de ser necesario, se comunicará con usted para atender cualquier pregunta o inquietud. Su envío será revisado para garantizar que todos los gastos estén permitidos, la documentación sea suficiente y los montos de gasto sumen el total del monto recibido. Después de que la documentación haya sido revisada y aprobada, recibirá un correo electrónico notificándole que su proceso de informes y monitoreo está completo.

¿Qué ocurre si algunos de mis gastos son considerados no elegibles?

En algunos casos, el equipo de monitoreo puede encontrar ciertos gastos que no están permitidos bajo su subvención. Por esta razón, le recomendamos conservar recibos de más compras de las que planea reclamar. Si algún gasto es considerado no elegible durante el monitoreo, es posible que pueda sustituirlo con otro gasto permitido.

Conclusión

Los informes y el monitoreo pueden parecer intimidantes, pero hay dos puntos importantes que debe recordar. Primero, ¡el equipo de monitoreo no quiere recuperar su dinero! Están aquí para revisar sus gastos y asegurarse de que estén registrados con precisión. Segundo, hay recursos disponibles para apoyarle en el proceso de informes y monitoreo. Al usar la orientación de este recurso, se está preparando para el éxito y manteniéndose en cumplimiento con los requisitos.

Aprender estas prácticas no solo le ayuda con el cumplimiento de su subvención ahora, sino que también fortalece su negocio a largo plazo. Como siempre, si alguna vez se siente inseguro o tiene alguna pregunta, comuníquese con el equipo de Texas FCCN para recibir asistencia.