Introducción

Ya sea que esté iniciando un nuevo negocio de cuidado infantil o avanzando en su tipo de permiso, tendrá muchos gastos a considerar. Estos pueden incluir costos para actualización de permisos, materiales, suministros y mercadeo.

Esta guía es un recurso completo diseñado para apoyar a los proveedores de Cuidado Infantil Familiar (FCC) dentro de la Red de Cuidado Infantil Familiar de Texas (Texas FCCN) en el uso de los fondos otorgados a través de la Iniciativa de Mini-Subvenciones de Inicio de Texas FCCN.

Planificar y decidir en qué gastar los fondos de su subvención puede parecer abrumador, pero no tiene que serlo. Esta guía ofrece instrucciones paso a paso, prácticas requeridas de mantenimiento de registros, plazos de presentación de informes y procedimientos de cumplimiento para garantizar una gestión adecuada de los fondos.

Conexión con la puntuación de la solicitud

Planificar cuidadosamente su financiamiento no solo garantiza el cumplimiento de los requisitos de la subvención, sino que también demuestra las capacidades de gestión financiera que se evalúan durante el proceso de puntuación de la solicitud. La precisión presupuestaria, la proyección de flujo de caja y la precisión en los plazos son habilidades que practicará al planificar el uso de su subvención.

Comprensión de los gastos permitidos – Cómo puede usar su financiamiento

El financiamiento puede utilizarse para gastos y costos de negocio permitidos relacionados con la salud, la seguridad y el aprendizaje infantil. A continuación se presentan ejemplos de gastos permitidos y no permitidos. Puede asignar todos los fondos a una sola categoría si lo desea; no hay ningún requisito de distribuir los fondos entre múltiples categorías.

• Mobiliario y suministros para interiores: La compra de muebles y suministros para mejorar la calidad de las aulas o espacios de cuidado infantil. Los ejemplos incluyen mesas y sillas de tamaño infantil, cunas y catres, o puertas de seguridad.

• Materiales didácticos: Materiales que apoyan directamente el aprendizaje y el desarrollo infantil, como libros, materiales curriculares, materiales de aprendizaje manipulativo, juguetes educativos, materiales de arte, materiales de evaluación y materiales de actividades.

• Materiales de seguridad para la cocina y el hogar: Mejoras en la cocina para garantizar que sea apropiada para la edad y segura para los niños, como extintores, detectores de humo y detectores de monóxido de carbono.

  • Nota: Los alimentos no son un gasto permitido.

• Reparaciones menores y modificaciones al edificio: Las reparaciones menores y modificaciones al edificio que sean específicamente requeridas para cumplir con los estándares de licenciamiento para las áreas de aprendizaje interiores o exteriores designadas pueden estar permitidas.

• Artículos de seguridad infantil: Artículos que protegen la salud y seguridad de los niños bajo su cuidado, como puertas de seguridad, cubiertas para enchufes, seguros para gabinetes o materiales de protección infantil.

• Suministros para el aula y materiales didácticos: Artículos que apoyan directamente el aprendizaje, la salud o la seguridad infantil, como juguetes para niños, materiales curriculares, libros y materiales de aprendizaje.

• Costos de difusión: Costos tanto de difusión física, como volantes o postales, como de difusión digital, como anuncios en línea o anuncios de empleo. Recuerde que la difusión puede incluir esfuerzos para atraer nuevo personal a su negocio, así como mercadeo para nuevas familias.

• Tarifas de permisos: Los costos por verificaciones de antecedentes requeridas y tarifas de solicitud de permisos pueden presentarse para reembolso. Se deben proporcionar recibos de pago por cada gasto, con fecha dentro de los tres (3) meses anteriores a la solicitud de reembolso.

• Seguro de responsabilidad civil general: Costo mensual o anual del seguro de responsabilidad civil general requerido. Consulte los requisitos de seguro aquí.

• Materiales de aprendizaje para exteriores: Artículos necesarios para que su negocio de cuidado infantil proporcione aprendizaje al aire libre seguro y apropiado para la edad, como juguetes para niños y suministros para exteriores, cubiertas de sombra y materiales de seguridad.

• Equipo de protección personal: Incluye suministros y materiales de limpieza y desinfección necesarios para su negocio de cuidado infantil.

Cómo NO puede usar su financiamiento

Los fondos de una mini-subvención NO deben utilizarse para los siguientes conceptos:

• Pagos iniciales, depósitos de seguridad y otros pagos únicos asociados con la obtención de un local para proveer cuidado infantil;

• Construcción de nuevas instalaciones;

• Pagos a proveedores y personal;

• Renovaciones mayores a instalaciones existentes;

• Vehículos; y

• Equipos

El equipo se define como artículos físicos que:

• Duran más de 1 año

• Cuestan $5,000 o más por artículo, incluido el costo de adquisición

El costo de adquisición es el costo total para comprar el artículo y dejarlo listo para su uso. Esto incluye:

• El precio de compra

• Cualquier modificación o accesorio necesario

• Instalación o configuración

Nota importante: Debido a la fuente federal de financiamiento de este programa, las renovaciones mayores están estrictamente prohibidas. La renovación mayor se define como:

• (1) cambios estructurales en los cimientos, techo, piso, exterior o muros de carga de una instalación, o la ampliación de una instalación para aumentar su área; o

• (2) alteración extensa de una instalación que cambie significativamente su función y propósito, aunque dicha renovación no incluya cambios estructurales.

¿Cómo decide en qué gastar su financiamiento?

Ya sea que esté iniciando un nuevo programa de cuidado infantil familiar o avanzando en su tipo de permiso, estos pasos pueden ayudarle a tomar decisiones estratégicas sobre sus necesidades de financiamiento.

Paso 1: Identifique lo que necesita

Considere los requisitos:

• Si es un proveedor aspirante: Piense en todo lo que necesitará para establecer su programa de cuidado infantil familiar y obtener su permiso inicial de HHSC CCR.

• Si está avanzando en su tipo de permiso: Piense en lo que actualmente no tiene y que HHSC CCR requiere para convertirse en un hogar de cuidado infantil familiar registrado o licenciado.

Pregúntese:

• ¿Qué artículos, materiales o reparaciones requiere HHSC CCR que yo actualmente no tengo?

• ¿Qué artículos de salud y seguridad necesito tener antes de mi inspección?

• ¿Qué materiales de aprendizaje y mobiliario necesito para atender a los niños?

• ¿Qué difusión necesito para reclutar familias o ampliar mi personal?

Haga una lista de todo lo que cree que necesitará. Investigue los costos estimados e incluya el costo estimado de cada artículo. A continuación, categorizaremos su lista en las categorías de gastos permitidos. Esto le dará una imagen realista desde el principio.

Aquí hay algunas ideas para comenzar:

Artículos de salud y seguridad: Artículos que protegen a los niños y cumplen con los requisitos de permiso de HHSC CCR:

• Extintores, detectores de humo y detectores de monóxido de carbono

• Puertas de seguridad, cubiertas para enchufes, seguros para gabinetes y otros artículos de protección infantil

• Cercas requeridas o materiales de seguridad para exteriores, según lo requerido por HHSC CCR

• Suministros de primeros auxilios

• Suministros de limpieza y desinfección

• Equipo de protección personal

Materiales de aprendizaje y mobiliario: Artículos que apoyan el aprendizaje infantil y crean un espacio de cuidado infantil apropiado:

• Libros, juguetes, materiales de aprendizaje manipulativo y materiales educativos

• Mobiliario de tamaño infantil como mesas, sillas, cunas y catres

• Equipo y materiales para juego al aire libre

• Materiales de arte y actividades

• Materiales curriculares

Artículos para la cocina y el hogar: Artículos que garantizan que su cocina y espacios de vida sean seguros y apropiados para los niños:

• Modificaciones de seguridad en la cocina

• Artículos de seguridad infantil para la cocina y áreas del hogar

Difusión y mercadeo: Artículos y costos asociados con el reclutamiento de familias y personal para su programa:

• Volantes, postales y materiales impresos

• Desarrollo de sitio web o publicidad en línea

• Tarifas de publicación de empleos

• Costos de jornadas de puertas abiertas o eventos de reclutamiento

Reparaciones y modificaciones menores: Reparaciones o modificaciones menores requeridas por HHSC CCR para su permiso:

• Reparaciones menores interiores o exteriores

• Mejoras de iluminación, plomería o accesorios

• Reparaciones de pisos

• Mejoras de accesibilidad como barandillas o rampas

Paso 2: Verifique su lista contra los gastos permitidos

Revise su lista comparándola con las secciones de gastos permitidos y no permitidos de esta guía.

Para cada artículo de su lista, pregúntese:

• ¿Este gasto está en la lista de permitidos?

• ¿Este gasto está específicamente prohibido?

• ¿Este gasto está directamente relacionado con la salud, la seguridad o el aprendizaje infantil?

Al revisar, organice su lista por categoría:

• Mobiliario y materiales de aprendizaje para interiores

• Equipo de juego y aprendizaje para exteriores

• Artículos y suministros de seguridad

• Materiales de seguridad para la cocina y el hogar

• Suministros de limpieza y desinfección

• Materiales de mercadeo/difusión

• Reparaciones o modificaciones requeridas para el licenciamiento

• Permitting fees Tarifas de permisos

Si algunos artículos de su lista no están permitidos bajo la Iniciativa de Mini-Subvenciones de Inicio de Texas FCCN, considere usar fuentes de financiamiento alternativas, como fondos personales, préstamos u otras subvenciones, para esos gastos y dirija los fondos de su Mini-Subvención hacia sus gastos permitidos. Tenga en cuenta que este financiamiento no puede utilizarse para gastos ya financiados o reembolsados a través de otras fuentes de financiamiento público. Al final de la guía encontrará recursos que pueden ayudarle.

Paso 3: Priorice su solicitud de financiamiento

¡Ahora está listo para unir todo! Su financiamiento puede cubrir hasta $15,000 en gastos elegibles, pero el monto de su subvención se basará en sus necesidades revisadas. Piense estratégicamente en cómo aprovechar al máximo su financiamiento.

Considere priorizar:

• Los artículos de mayor costo que están directamente vinculados al cumplimiento de los requisitos de permiso de HHSC CCR.

• Los artículos esenciales para abrir o avanzar en su programa.

• Los artículos que tienen el mayor impacto directo en la salud, la seguridad y el aprendizaje infantil en su programa.

Identifique cualquier barrera que pueda tener para abrir o avanzar en su programa y priorice esas áreas con su financiamiento. Por ejemplo, si tiene áreas que necesitan actualizarse para cumplir con los requisitos de permiso de HHSC CCR, como la configuración de seguridad de su cocina, las cercas requeridas o los detectores de humo y monóxido de carbono, priorice esas áreas para los fondos de su subvención.

Al planificar su solicitud de financiamiento, considere cómo su Mini-Subvención funciona junto con otras fuentes de financiamiento disponibles, como ahorros personales, préstamos u otras subvenciones. Por ejemplo, si tiene ahorros destinados a mobiliario y materiales, puede querer dirigir los fondos de su Mini-Subvención hacia gastos con plazos definidos, como tarifas de permisos o seguro de responsabilidad civil general. Tenga en cuenta que los fondos de la Mini-Subvención no pueden utilizarse para gastos ya cubiertos por otra fuente de financiamiento público, y su solicitud total debe tener en cuenta cualquier financiamiento que haya obtenido o que esté pendiente.

¿Necesita financiamiento adicional?

Si sus necesidades identificadas superan el monto de su Mini-Subvención, hay varias cosas que puede hacer. Considere si alguno de los artículos de su lista puede postergarse o reducirse. También puede querer examinar más detalladamente su plan de negocio general y su situación financiera.

Recursos útiles:

Acceso a capital y opciones de préstamos: ¿Puedo obtener un préstamo para apoyar mi negocio?

Establecimiento de tarifas: ¿Cómo establezco las tarifas para mi negocio de cuidado infantil?

Libro de trabajo de flujo de caja de seis meses: Libro de trabajo de flujo de caja de seis meses

Presupuesto mensual simple: Presupuesto mensual

Paso 4: Uniendo todo – Elaboración de su solicitud de financiamiento

Ha realizado el trabajo difícil y ahora está listo para unir todo en su solicitud de financiamiento.

Antes de enviar, use la lista de verificación a continuación para asegurarse de estar listo:

• He identificado todas mis necesidades relacionadas con la salud, la seguridad y el aprendizaje infantil.

• He verificado todos los gastos contra los gastos permitidos y no permitidos en esta guía.

• He identificado todas mis necesidades relacionadas con la salud, la seguridad y el aprendizaje infantil.

• He organizado mis gastos por categoría.

• He priorizado mis gastos más esenciales primero.

• He conectado claramente cada artículo con mi situación específica, ya sea que esté abriendo un nuevo programa o avanzando en mi tipo de permiso.

• Mi solicitud total no supera $15,000.

• He considerado cualquier otra fuente de financiamiento.

Paso 5: Uso de los fondos de su Mini-Subvención de Inicio de Texas FCCN

Una vez que su acuerdo de financiamiento de Texas haya sido completamente ejecutado, estará listo para comenzar a realizar compras.

Planificación de su cronograma de gastos

All Mini-Grant funds must be spent within six months of signing your agreement. As you begin making purchases, create a simple timeline (required as a part of the application process) of when you plan to make each purchase. Todos los fondos de la Mini-Subvención deben utilizarse dentro de los seis meses posteriores a la firma de su acuerdo. A medida que comience a realizar compras, cree un cronograma simple (requerido como parte del proceso de solicitud) de cuándo planea realizar cada compra.

Esto le ayudará a:

• Planificar artículos que pueden tardar más en adquirirse o instalarse.

• Garantizar que las reparaciones o modificaciones requeridas se completen dentro de su cronograma.

• Llevar un registro de las compras y evitar una aglomeración de último momento para gastar los fondos restantes.

Crear un cronograma de gastos realista no solo es un requisito de cumplimiento, sino que también demuestra qué tan bien se alinean sus compras propuestas con las expectativas del programa. Los revisores evaluarán la Precisión del Cronograma como parte del proceso de solicitud (15 puntos en el marco de puntuación).

Mejores prácticas para la gestión de sus registros

Mantener registros precisos de sus gastos es esencial para los requisitos de informes y monitoreo. Por cada gasto pagado con fondos de la Mini-Subvención, necesitará documentación válida, como recibos o facturas claramente marcadas como "pagadas", que muestren qué se compró, el monto y la fecha.

Aquí hay algunas prácticas sencillas para ayudarle a mantenerse organizado:

• Cree una carpeta o archivo dedicado para todos sus recibos y documentación.

• Realice copias de seguridad digitales de todos los recibos escaneándolos o fotografiándolos.

• Conserve toda la documentación durante al menos tres años, o según lo requerido por las regulaciones federales, lo que sea mayor.

• Para orientación detallada sobre los requisitos de mantenimiento de registros, los estándares de documentación y el proceso de monitoreo, consulte nuestra Guía de Monitoreo e Informes. Para estrategias completas sobre el mantenimiento de los registros financieros de su negocio, consulte nuestra herramienta "¿Cómo puedo establecer un sistema de mantenimiento de registros?"

Cumplimiento

La documentación adecuada y el gasto conforme son fundamentales. Usar fondos para propósitos no aprobados o no proporcionar la documentación requerida puede resultar en la recuperación de fondos y en la imposibilidad de participar en futuras iniciativas financiadas por TWC.

Conclusión

Comprender en qué puede y no puede gastar su financiamiento es una parte importante del uso responsable de sus fondos. Esta guía de gastos está aquí para ayudarle a tomar decisiones informadas, mantenerse en cumplimiento y usar su subvención de maneras que apoyen su negocio y cumplan con las pautas de Texas FCCN.

Si tiene preguntas o necesita ayuda para determinar si un gasto está permitido, no dude en comunicarse con minigrant.texasfccn@civstrat.com.